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居家期間那么多的視頻會議,真的都有必要嗎?

居家期間那么多的視頻會議,真的都有必要嗎?

Alex Circei 2021年02月19日
數據能夠做到人類所做不到的公正和準確,也可以提供人類所給不了的洞見(特別是在一天開完五場會之后)。

由于擔心異地工作會影響團隊之間的溝通效率,管理者們大有將“文山會?!边M行到底之勢。圖片來源:COURTESY OF GETTY IMAGES

周一早上打開工作日歷時,我們經常會產生非常真實的恐慌感,滿屏五顏六色的方塊意味著我們整日不得安寧,不由得邊看邊嘆氣,方塊之間倒也不是沒有間隔,不過都被切得支離破碎,很難真正完成什么工作。更加讓人難受的是,很多會議其實完全沒有舉行的必要。

除了浪費錢,無用的會議還會降低團隊的工作效率。研究表明,無論身處哪個行業,在受到嚴重干擾后,再想集中注意力回去做之前的工作都需要約25分鐘的時間(進行調整)。此外,由于開會不僅會導致員工漏掉或重復重要工作,還會增加員工在完成任務的過程中出錯的可能性。在一項調查中,65%的員工表示,開會導致他們無法完成自己的工作。

加上管理人員和普通員工在日程安排上存有差異,問題就變得更加復雜了。以工程為例,技術寫手和開發者通常以半天為單位來安排自己的工作量,而管理人員則是以小時為單位來安排工作。如此一來,雙方在會議安排上出現時間沖突在所難免。

由于擔心異地工作會影響團隊之間的溝通效率,管理者們大有將“文山會?!边M行到底之勢。與此同時,數以百萬計需要照顧家人的員工也需要更加靈活地安排自己整天(及整夜)的時間,這就讓開會成為了一項空前的負擔。

既然已經不再需要每天擔心新冠疫情的影響,我們不妨養成更多長期的遠程工作習慣,趁此機會革去冗余的程序,讓管理者不再“事必躬親”,賦能員工,進而實現其自我管理。那么怎么才能夠實現這一目標呢?方法就是少開會,多用數據。

數據能夠做到人類所做不到的公正和準確,也可以提供人類所給不了的洞見(特別是在一天開完五場會之后),能夠幫助管理者更好地評估團隊的工作狀態、項目進展狀況甚至員工的感受,進而提升整體的信任度和工作質量。對許多公司而言,數據是最終擺脫無用會議的決定性因素。各家公司均應采用此種舉措,原因如下:

數據驅動式分析可以提供更多洞見

會議在反映實際工作進展方面難免出現偏差或失準的狀況。員工在評估自己的工作進度時只能夠給出主觀看法,并且經常會低估或高估自己的表現,畢竟大家都是凡人。此外,由于員工性格各不相同,管理者有時也會對員工的表現做出錯誤判斷:有些員工可能看起來對工作不夠投入或者缺乏熱情,但實際上卻是工作效率最高的員工之一。

如此一來,開會可能就會變成例行公事,成為了團隊成員自動更新工作進度(并重復已經由項目管理工具完成的工作)的場所,或者干脆只是向管理層報告后者想聽的內容。

隨著技術的不斷進步,數據已經成為包括非技術企業在內的各類企業的可選解決方案,可以更深刻地體現員工的工作效率,讓管理者客觀了解與員工的工作進度、工作質量和工作成果有關的大部分信息。

ActivTrak、Timely和ZeroedIn等分析平臺集成了大量的團隊項目管理工具、代碼庫等工具,能夠實時記錄員工表現,無需開會分享信息即可自動生成報告。借助各種反映優先指標(如預算內完成的票據或項目數量)的數據,管理人員可以在不打斷員工工作的情況下審查團隊或個人的工作效率。

借助這些數據,管理人員能夠隨時獲取即時反饋,再也不必為了了解大家的進度而等著開溝通會。此外,由于數據更加標準化,而且在報告時更不容易出現人為錯誤,還可以在一定程度上確保遠程協作團隊之間實現步調一致。

簡化溝通機制

假設公司內部的溝通機制能夠推倒重建,那么大多數管理人員都會想實現一些相似的目標,比如互動內容應當新鮮、吸引人、簡潔且簡約,并且一定要給大家留出時間進行友好的私人對話。

換句話說,大家都希望簡化內部的溝通機制,過濾掉無用信息,將且僅將有用信息準確傳遞到需要這些信息的地方。

要想減少開會次數,首先要精簡參會人員。開會時當然可以帶上實習生,畢竟他們需要在工作中學習,你也能夠盡可能多地召集可以為會議帶來多樣觀點的人員,但也不要忘記斯坦福大學教授羅伯特·I·薩頓曾經說過,只有當參會人數為5到9人時,開會才能夠獲得較高的效率。此外需要注意的是,日常短會和一對一會議會很快對所有參會者造成干擾,在這些會議沒有數據支撐時尤其如此。

開會時要“照章辦事”,會前需要先將簡明議程發送給與會各方,闡明會議中所需要討論的主題,并盡可能地減少參會人數,非發言人的答復時間必須控制在2分鐘以內。你還應當指定專人負責記錄會議內容,或創建會議文檔供與會人員協作使用。

除開會外,上述做法也可以用于其他溝通領域。假設你所在的公司使用了Slack,那么你能夠減少溝通渠道的數量,或者借助時間參數規定各方發送信息的時間。你也可以考慮將部分個人反饋談話改為線上調查或一分鐘自拍視頻的形式。相較于面對面溝通,此類方法能夠讓員工更自由地表達自己的想法。

建立起對同事的信任

員工希望自己在工作上擁有自主權,查崗過于頻繁會讓他們覺得自己處于監視之下。而擁有更多自主權的團隊反過來也會減少對管理層的依賴,利用相應空間發展自己的創造力、韌性和解決問題的能力。

此處的關鍵在于,管理者需要大幅提升(自己對員工的)信心。請你捫心自問:當涉及到可交付成果問題時,你在哪些方面可以少些親力親為?哪些原因讓你不放心給特定員工更大的自主性?通過回答這些問題,你可能會發現自己在與員工的關系中存在問題,或者會發現員工的工作并未達到應有水準。

與其冀望通過開會解決這些問題,不如思考是否應當借此讓員工獲得更多學習的機會。借助員工的表現數據,你能夠輕松發現何人在哪些方面需要幫助,并為其提供相應的培訓材料,員工將不再羞于要求獲得額外支持,管理人員也可以與團隊建立起更緊密的私人關系。

留出時間,提升員工的幸福感

據調查,41%的美國成年人表示自己因為新冠疫情而出現了心理健康問題。在此背景下,管理者需要在提升員工幸福感方面發揮更積極的作用,但如果在開會上花費太多時間,自然也就無法做到這一點。

簡化溝通首先有助于減少與“文山會?!庇嘘P的焦慮或壓力。其次,其讓管理者有時間深入研究有關員工表現的數據,發現員工狀態不佳、工作時間過長或難以維持工作效率的跡象,并據此制定嚴謹的行動計劃,確定何時需要與員工進行面對面溝通。此外,對數據的掌握也讓管理者能夠在參加會議時對員工表現了然于心,清楚知曉各個員工的長處和不足,進而增進與員工之間的關系。

長期以來,會議一直被視為工作中的“必要之惡”。隨著團隊完全進入遠程工作狀態,用接連不斷的大會小會彌補空間上的距離也成了一個誘人的選擇。但從長期來看,選擇數據驅動分析的企業將可以更好地應對未來出現的變化、優化業務流程。企業應當以此為契機,打破傳統行為方式,增強員工的創造力并強化對員工的信任和支持。(財富中文網)

亞歷克斯·瑟曦是工程師表現分析平臺Waydev公司的聯合創始人及首席執行官。

譯者:梁宇

審校:夏林

周一早上打開工作日歷時,我們經常會產生非常真實的恐慌感,滿屏五顏六色的方塊意味著我們整日不得安寧,不由得邊看邊嘆氣,方塊之間倒也不是沒有間隔,不過都被切得支離破碎,很難真正完成什么工作。更加讓人難受的是,很多會議其實完全沒有舉行的必要。

除了浪費錢,無用的會議還會降低團隊的工作效率。研究表明,無論身處哪個行業,在受到嚴重干擾后,再想集中注意力回去做之前的工作都需要約25分鐘的時間(進行調整)。此外,由于開會不僅會導致員工漏掉或重復重要工作,還會增加員工在完成任務的過程中出錯的可能性。在一項調查中,65%的員工表示,開會導致他們無法完成自己的工作。

加上管理人員和普通員工在日程安排上存有差異,問題就變得更加復雜了。以工程為例,技術寫手和開發者通常以半天為單位來安排自己的工作量,而管理人員則是以小時為單位來安排工作。如此一來,雙方在會議安排上出現時間沖突在所難免。

由于擔心異地工作會影響團隊之間的溝通效率,管理者們大有將“文山會?!边M行到底之勢。與此同時,數以百萬計需要照顧家人的員工也需要更加靈活地安排自己整天(及整夜)的時間,這就讓開會成為了一項空前的負擔。

既然已經不再需要每天擔心新冠疫情的影響,我們不妨養成更多長期的遠程工作習慣,趁此機會革去冗余的程序,讓管理者不再“事必躬親”,賦能員工,進而實現其自我管理。那么怎么才能夠實現這一目標呢?方法就是少開會,多用數據。

數據能夠做到人類所做不到的公正和準確,也可以提供人類所給不了的洞見(特別是在一天開完五場會之后),能夠幫助管理者更好地評估團隊的工作狀態、項目進展狀況甚至員工的感受,進而提升整體的信任度和工作質量。對許多公司而言,數據是最終擺脫無用會議的決定性因素。各家公司均應采用此種舉措,原因如下:

數據驅動式分析可以提供更多洞見

會議在反映實際工作進展方面難免出現偏差或失準的狀況。員工在評估自己的工作進度時只能夠給出主觀看法,并且經常會低估或高估自己的表現,畢竟大家都是凡人。此外,由于員工性格各不相同,管理者有時也會對員工的表現做出錯誤判斷:有些員工可能看起來對工作不夠投入或者缺乏熱情,但實際上卻是工作效率最高的員工之一。

如此一來,開會可能就會變成例行公事,成為了團隊成員自動更新工作進度(并重復已經由項目管理工具完成的工作)的場所,或者干脆只是向管理層報告后者想聽的內容。

隨著技術的不斷進步,數據已經成為包括非技術企業在內的各類企業的可選解決方案,可以更深刻地體現員工的工作效率,讓管理者客觀了解與員工的工作進度、工作質量和工作成果有關的大部分信息。

ActivTrak、Timely和ZeroedIn等分析平臺集成了大量的團隊項目管理工具、代碼庫等工具,能夠實時記錄員工表現,無需開會分享信息即可自動生成報告。借助各種反映優先指標(如預算內完成的票據或項目數量)的數據,管理人員可以在不打斷員工工作的情況下審查團隊或個人的工作效率。

借助這些數據,管理人員能夠隨時獲取即時反饋,再也不必為了了解大家的進度而等著開溝通會。此外,由于數據更加標準化,而且在報告時更不容易出現人為錯誤,還可以在一定程度上確保遠程協作團隊之間實現步調一致。

簡化溝通機制

假設公司內部的溝通機制能夠推倒重建,那么大多數管理人員都會想實現一些相似的目標,比如互動內容應當新鮮、吸引人、簡潔且簡約,并且一定要給大家留出時間進行友好的私人對話。

換句話說,大家都希望簡化內部的溝通機制,過濾掉無用信息,將且僅將有用信息準確傳遞到需要這些信息的地方。

要想減少開會次數,首先要精簡參會人員。開會時當然可以帶上實習生,畢竟他們需要在工作中學習,你也能夠盡可能多地召集可以為會議帶來多樣觀點的人員,但也不要忘記斯坦福大學教授羅伯特·I·薩頓曾經說過,只有當參會人數為5到9人時,開會才能夠獲得較高的效率。此外需要注意的是,日常短會和一對一會議會很快對所有參會者造成干擾,在這些會議沒有數據支撐時尤其如此。

開會時要“照章辦事”,會前需要先將簡明議程發送給與會各方,闡明會議中所需要討論的主題,并盡可能地減少參會人數,非發言人的答復時間必須控制在2分鐘以內。你還應當指定專人負責記錄會議內容,或創建會議文檔供與會人員協作使用。

除開會外,上述做法也可以用于其他溝通領域。假設你所在的公司使用了Slack,那么你能夠減少溝通渠道的數量,或者借助時間參數規定各方發送信息的時間。你也可以考慮將部分個人反饋談話改為線上調查或一分鐘自拍視頻的形式。相較于面對面溝通,此類方法能夠讓員工更自由地表達自己的想法。

建立起對同事的信任

員工希望自己在工作上擁有自主權,查崗過于頻繁會讓他們覺得自己處于監視之下。而擁有更多自主權的團隊反過來也會減少對管理層的依賴,利用相應空間發展自己的創造力、韌性和解決問題的能力。

此處的關鍵在于,管理者需要大幅提升(自己對員工的)信心。請你捫心自問:當涉及到可交付成果問題時,你在哪些方面可以少些親力親為?哪些原因讓你不放心給特定員工更大的自主性?通過回答這些問題,你可能會發現自己在與員工的關系中存在問題,或者會發現員工的工作并未達到應有水準。

與其冀望通過開會解決這些問題,不如思考是否應當借此讓員工獲得更多學習的機會。借助員工的表現數據,你能夠輕松發現何人在哪些方面需要幫助,并為其提供相應的培訓材料,員工將不再羞于要求獲得額外支持,管理人員也可以與團隊建立起更緊密的私人關系。

留出時間,提升員工的幸福感

據調查,41%的美國成年人表示自己因為新冠疫情而出現了心理健康問題。在此背景下,管理者需要在提升員工幸福感方面發揮更積極的作用,但如果在開會上花費太多時間,自然也就無法做到這一點。

簡化溝通首先有助于減少與“文山會?!庇嘘P的焦慮或壓力。其次,其讓管理者有時間深入研究有關員工表現的數據,發現員工狀態不佳、工作時間過長或難以維持工作效率的跡象,并據此制定嚴謹的行動計劃,確定何時需要與員工進行面對面溝通。此外,對數據的掌握也讓管理者能夠在參加會議時對員工表現了然于心,清楚知曉各個員工的長處和不足,進而增進與員工之間的關系。

長期以來,會議一直被視為工作中的“必要之惡”。隨著團隊完全進入遠程工作狀態,用接連不斷的大會小會彌補空間上的距離也成了一個誘人的選擇。但從長期來看,選擇數據驅動分析的企業將可以更好地應對未來出現的變化、優化業務流程。企業應當以此為契機,打破傳統行為方式,增強員工的創造力并強化對員工的信任和支持。(財富中文網)

亞歷克斯·瑟曦是工程師表現分析平臺Waydev公司的聯合創始人及首席執行官。

譯者:梁宇

審校:夏林

Opening your work calendar on a Monday morning often comes with a very real sense of dread. You stare and sigh at the colorful squares blocking off hours of your time throughout the day, and the awkward intervals in between the squares confirm that it’ll be a struggle to get any real work done. The most frustrating thing? Most of these meetings aren’t necessary.

More than being expensive, useless meetings are a quick way to stunt team productivity. Across industries, research shows that it takes 25 minutes to return your concentration back to an original task after a significant interruption. Meetings also increase the likelihood of people committing errors during a task, because they miss or repeat important components. And in one survey, 65% of workers said that meetings keep them from completing their own work.

Complicating the issue is the fact that managers and employees don’t tend to operate on the same schedules. In engineering, for example, writers and developers typically plan their workloads in units of half a day, whereas managers work in hours—so there’s an inherent misalignment when it comes to meetings.

With the current need to bridge the physical distance between teams, managers are at risk of using excessive meetings to ease insecurities they have around communication. Yet at the same time, meetings have become more cumbersome than ever, as millions of employees with caregiving responsibilities need flexible schedules throughout the day (and night).

Now that our heads have just about stopped spinning from the impact of the COVID pandemic, and we can ease into more permanent remote habits, we should seize this as a chance to cut the fat, stop managers from micromanaging, and empower employees to self-regulate. How? By relying less on meetings and more on data.

Data is unbiased, accurate, and insightful in a way that humans can’t be (especially after the fifth meeting of the day). It can help managers better understand how teams are working, how projects are progressing, and even how employees are feeling—boosting overall trust and work quality. For many companies, data is the deciding factor in finally getting rid of useless meetings. Here’s why it’s time to follow suit in your workplace:

Data-driven analytics offer greater insight

Meetings aren’t always an accurate or even truthful reflection of the work that’s being done. Employees can only provide a subjective measurement of their progress—and they typically under- or overestimate their performance. We’re only human. Different personality types can also send misleading messages: Someone who appears unengaged or uninterested may actually be one of your most productive employees.

Then there’s the risk of meetings being merely transactional, where team members autopilot their updates (and repeat the work that’s already being done by project management tools), or simply tell managers what they want to hear.

We’ve reached a level of technological progress in which data is the solution for any business—whether they’re a tech company or not. Data gives a more in-depth look at employees’ productivity, objectively telling you most of what you need to know about their progress, quality, and output.

Analytics platforms such as ActivTrak, Timely, and ZeroedIn integrate with a wide range of teams’ project management tools, codebase, and more to document employee performance in real time, and to automate reporting rather than relying on information shared in meetings. Managers can turn to data around priority metrics (e.g., the number of completed tickets or projects finished within budget) to review team or individual productivity without interrupting employees’ workflow.

This data generates more immediate feedback, at any point in the day, without managers having to wait for catch-up meetings to know where everyone is at. It also ensures a level of consistency across remote teams because the data is more standardized and there is less chance of human error when reporting.

Streamlining communication

Imagine you had a clean slate to reinvent how you communicate within your company. Most managers would have similar desires: Interactions should always be fresh and engaging, succinct and minimalistic, and there must be time for people to have informal, friendly chats.

In other words, you want to streamline internal communication, which means condensing necessary information and delivering it exactly where it needs to be, no more, no less.

Reducing the number of meetings starts with being economical about the people you include in your processes. It’s fine to have trainees join meetings as they learn on the job, and for each of your brain trusts to be as diverse as possible. But keep in mind that Stanford professor Robert I. Sutton says meetings are more productive when only seven people (plus or minus two) are in attendance. Also be wary that daily stand-ups and one-to-ones can quickly become disruptive for everyone involved, especially if the narrative for these meetings isn’t based on data.

Be disciplined with the meetings you keep. Send out a concise agenda in advance, stating the topics to be covered. Strip down the attendee list to the bare minimum. Limit people who aren’t presenting to two-minute responses. Appoint someone as the scribe to take notes or create an in-meeting document for people to collaborate on.

Outside of meetings, these practices can be applied to other areas of communication. If your company uses Slack, for example, the number of channels could be reduced, or time parameters could be introduced for when people can send messages. Why not replace some of your individual feedback sessions with online surveys, or one-minute self-recorded videos? This might even allow employees to express their sentiment more freely than they would in person.

Building trust with coworkers

People want to feel that they have autonomy on the job, and excessive check-ins may give them the impression they’re under surveillance. But teams that are given more freedom will in turn be less dependent on their leadership, giving them space to develop their own creativity, resilience, and problem-solving skills.

The point here is that managers need to take a leap of faith. Ask yourself honestly: Where could you be less hands-on when it comes to deliverables? If you’re struggling to give certain employees more independence, why is that? It might be a red flag that something is wrong in your relationship with your staff, or that their work isn’t up to scratch.

Rather than fall back on meetings, see if this is actually a chance to give your employees more educational opportunities. Using performance data, you can easily identify who needs assistance in what areas and offer them corresponding training materials. With such data, employees don’t have to feel shy about asking for extra support, and managers can foster a closer informal relationship with the team.

Making time for employees’ well-being

With 41% of American adults saying they’ve struggled with mental health due to COVID-19, managers need to take a more active role in employee well-being. Yet they can’t do so when spending a disproportionate amount of time in meetings.

Streamlined communication helps in the first place by reducing anxiety or stress relating to too many meetings. Second, it gives managers the time to delve into data around employee performance and flag any signs that an employee is unwell, stacking up too many hours, or is struggling to maintain their productivity levels. In response, managers can put together a mindful action plan and determine when a personal check-in is needed. It also means they can arrive at a meeting with the full picture of the employee’s performance—where they’re strongest, where they’re lagging—which is a solid springboard to really connect with people.

Meetings have long been seen as a necessary evil at work. As teams go fully remote, it’s tempting to overcompensate for the distance with more meetings. But businesses that opt for data-driven analytics instead will be better prepared to deal with change and to optimize processes for the long term. Take this as an opportunity to disrupt your traditional way of doing things, and to enhance creativity, trust, and support among your workforce.

Alex Circei is the CEO and cofounder of Waydev, an analytics platform that measures engineers’ performance.

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